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一文讲透定岗定编的轮廓与细节

来源:阅读网 日期:2019-4-25 分类:玄幻小说

定岗定编的影响因素有很多,是一项看似简单实则困难的工作。说简单,是因为很多定岗定编工作是对企业进行局部分析,确定岗位和人员编制,但是这种“头痛医头,脚痛医脚”的做法只能减轻企业的痛苦,不能从根本上理顺组织的上下关系。即使已经考虑采取系统的分析方法,但也是有心无力,企业固有的利益格局,内部人很难打破。所以,咨询活动有时候是企业打破平衡的关键棋子。

从专业方面讲,系统分析需要先从企业整体出发,再考虑局部,统筹各种因素,确定岗位和编制。我认为,定岗定编是一项系统工程,必须把工作做细,一步一步地梳理,就像女孩梳理凌乱的头发,梳不下去时,会疼痛,可能还要掉几根头发。

影响企业定岗定编的因素

组织结构分析

组织结构是定岗的前提,岗位设计是在确定部门的基础上进行的,部门各岗位职责是部门职能的具体化。如果组织结构不确定,部门设置也出现了问题,定岗就成了空谈。

当企业战略方式变化,组织规模逐渐膨胀时,组织结构必须重新设计。越过这一步直接定岗定编纯粹是缘木求鱼,不可能解决企业的实际问题。如果企业高层意识不到这一点,咨询顾问应该引导客户发现这个问题。但是,组织结构的变动牵扯很多人的岗位变动,既得利益者有可能是组织变革的最大阻碍。

职能分析

管理人员应该进行详细的工作分析,把定位好的部门职能与部门内各岗位全国专业治疗癫痫医院职责对比,看会不会出现有的职能没有岗位,有的职能有好几个岗位,有的职能不应该只设置一个岗位等现象。说到底,要发现某些部门是否存在职能重叠、职能漏项或者某一岗位承担了太多不是本岗位应该承担的职责,不同的岗位角色是否也存在重叠或缺失等问题。职能分析让我们初步探究了部门内部的责任分工情况,根据以往的经验和行业数据分析可以得出初步的结论,但是岗位职责绝对不能作为定编的唯一依据。

工作内容分析

我将从工作内容入手,分析定岗定编,具体包括工作量、工作结构、工作强度三个维度。

1.工作量

如果很多岗位工作量不饱和,就要考虑一人多岗,减少岗位的数量,从而降低企业的人工成本。工作量分析通常可以采用工时、计件等量化的方法,但是主要偏重于工作重复、单一的部门,比如,生产部门、销售部。对于职能部门,工作量分析要采用观察法、访谈法等定性方法,还要结合部门关键业绩指标。

例如,某公司人力资源部,部门关键业绩指标是全员劳动生产率、培训计划完成率、员工流失率等。如果该部门的关键指标没有完成,人员素质问题除外,我可以判断,他们的工作量不饱和,针对本职工作,要么是没干,要么是不相关的事情太多。工作量是指本职工作,会随企业战略的改变而发生变化,部门不应该做与企业发展相悖的事情,也不应该做其他部门应该做的事情,帮忙没有问题,但是不能以企业文化为名扰乱公司的正常运作体系。

2.工作结构

工作结构分析主要针对例行事件和例外事件,如果某岗位例外事件的工作时间占全部工作时间50%以上,这个岗位也就失去了存在的意义,建议撤岗。

3.工作强度

如果某岗位每天持续工作时间在10小时以上,且这样的工作日占了全年有效工作时间的30%以上,我认为,该工作强度分布不均。该分析内容主要是弥补平均工作量不能反映阶段工作量突增的缺陷,如果阶段工作量过大,为了提高保障度,自然要增加编制或采取兼职的方式解决。

人员素质分析

因人设岗让人深恶痛绝,人的因素不应该成为设立岗位的依据。但是,凡事都不是绝对的,我认为,对一些高层管理人员、市场稀缺人才可以因人设岗,企业按照这些人员的具体能力、技术、管理素质设置部门也是合理的。

【案例】

某生产施工类企业的困局

某生产施工类企业,归属某大型集团(国企)。每年,该企业可以获得上级单位几千万元的补贴。但是,最近几年,上级补贴逐渐减少,该企业所在的行业竞争日益激烈,其主打产品由十多年前一家独大到现在行业全部放开,利润越来越少,靠关系拿单也比以前困难了。国企固有的机制问题暂且不谈,它还存在战略不清、效率较低、企业文化缺失、技术管理人才郸城县癫痫病最好医院流失严重等问题。

客户的主要需求是合理缩减编制。通过多次交流,我认为,对方口头上说减员增效,其实心里还想着给大家涨工资。由于工资总额是有控制的,所以,管理人员只有减岗减编,才能让总额更多地分摊到在岗人员身上。

通过和客户长时间的交流,以及项目组的激烈讨论,项目团队此次定岗定编项目依据以下几个问题开展。

● 定岗定编的依据是什么?

● 定岗定编的原则是什么?

● 定岗定编的对象分类是什么?

● 不同分类所用的工具和方法是什么?

定岗定编的依据

第一,确定组织结构。由于组织结构设计不是此次项目内容,所以,我们只是提了一些意见,还是以企业现有的组织结构为主。

第二,确定部门主要职能。部门职能确定主要有四个方面:一是核心价值链的分析,二是员工访谈,三是企业相关资料分析,四是工作文件分析。

第三,征求领导的意见,只要不违背设计原则即可。很多人认为,工作分析是费力不讨好的事情,这只能说明你的工作分析不够细致。工作分析必须收集的要素,包括“你是谁,做什么,能不能做,谁来做”等方面的细化内容,需要通过填写或选择方式获得我们需要的信息。特别是对“做什么”,需要详细收集事情的时间频次、成果形式、用途、汇报对象、如何评价等内容,以便分析员工的工作量、工作强度和工作复杂程度等内容。

定岗定编的原则

在此次项目中,遵循的定岗定编的原则如下:

一是岗位专业化分工原则。

二是类似岗位合并原则(针对老岗位)。

洛宁县有哪些治疗癫痫病的医院是最大工作饱和度原则,即我们用比较高的工作量和能力的尺子定编,定编不只是对现状的陈述,还包含员工能力提升的导向设计。

四是宏观总控、微观细调的原则。宏观编制根据内外部数据进行总控,而微观细调是指可以局部微调整。

五是成本控死、编制弹性的原则(针对某些具有特殊性质的岗位),即工作量需要根据其他专业工作量进行调整。比如,维修职能,一般会与设备连续使用周期、保养维护质量和技改水平等有关。如果维修量不大,用人编制会减少,反之,需要较多的人员。维修工作符合概率分布:设备如果坏了,阶段性用工就会激增;如果设备没有坏,维修人员几乎无事可做。

定岗定编的对象分类

我们划分了组织范围和员工类型。前者指整个公司、总部、各直属单位及分公司;后者指中层干部、职能管理类员工、专业技术类员工、生产操作类员工、后勤服务类员工。

不同分类所用的工具和方法

根据员工所属的范围和类型分别定编。对总部大多数员工,我们采取工作日志分析法,后勤服务类员工采用预算控制法、劳动效率定编法;对分公司,我们采用设备定编法、比例法及德尔菲法;对直属单位,这里指的是检修公司,我们采用劳动效率定编、预算控制法。

具体而言,对整个公司,我们以外部人均销售收入作为效率性指标,进行筛选,考虑客户受到上级单位很多照顾,应该调高自然效率指标,但是由于国企有很多社会责任,包括离退休人员、党群人员。所以,负担比私营企业高,最终的效率指标取值,我们采取了一个适当的分位。这样既结合了企业明年的营业收入目标,又得到了相应的可控总编。

生产类分公司的定位是制造中心。一线采用设备定编法,设备定编标准是通过访谈的方式确定的,而辅助生产人员、职能管理人员则采取比例法确定。检修公司的检修人员、定编人数与维修量、集中程度和保障水平有密切关系。有些任务要尽快完成还是可以拖一拖,维修量与跟班制、生产量有关系,因为涉及生产设备的使用频率问题,生产设备使用越频繁,出工就越多,维修就越多。

根据研究公司的历史数据,我们判断维修量(工时)与项目数量、项目的产值等符合泊松分布,如果企业发展平稳,应该具备可预测性。但是,由于客户方数据不全,再加上这几年业务波动性比较大,这条路我们没有继续走下去。最后,我们只能采取预算控制法,就是人工成本不变,至于用多少人,由检修公司根据分公司保障要求和自身人员素质水平自行调整,促使检修公司减员增效。

从整体来看,此次定岗定编的重点是总部的职能部室,涉及如何服务主价值链目标的问题,也涉及总部与分公司管控模式的问题。比如,生产技术部分为工艺、电气、机械、土建、测量、计划6大职能领域,因为对技术研发要求不高,所以归拢到生产技术一个部门里。

以前,我考察过另外一家公司,很多职能都应“打散”了,每个部门要求的专业化水平都比较高,而且各类型技术人员互用性差,职能放在一起并不经济,还会增加中高端人才的培养难度,这与技术、行业特性有很大关系。在这个企业中,技术人员一直隶属于生产技术部,项目开启后就去下属分公司了,怎么管?生产技术部一直不管,部门的人都在替分公司工作,结果是上边忙死、下边闲死。上边忙,但是不知道最新情况,分公司反而很好过,最后成了“总部为分公司打工”。

我认为,总部的生产技术部需要加强对分公司的技术管理(检查、指导、技术难题解决等)、技术人才梯队建设(技术人员数量、年龄结构、任职资格等级等)、项目间歇期技术人员的管理(技术研讨会、专题培训、技术研发类课题项目、专项任务等)等,而分公司的技术人员要真正解决问题,不能处处依靠总部。按照这个定位,总部的技术人员数量就会大大减少,至于具体多少人,我们需要根据工作日志法的回收文件进行仔细分析,这个过程很难量化,要靠自己的经验判断。一个人就不必解释了,一个人以上,就需要解释如何分工的问题。

另外,总部后勤服务类人员,比如,保安、环卫绿化等人员,我认为,可以运用Google Earth定位图片,根据面积、大门数量、班制和值班规律等因素进行分析。

综上所述,定岗定编是一项具有挑战性、趣味性、不确定性的工作,技术或方法只是必要条件,重要的是弄清楚职能战略与企业竞争战略、经营癫痫主要病因都有哪些战略的关系,同时明确职能管理模式,这在很大程度上决定了岗位设置与用工数量。

作者:张正平

来源:三茅网

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